Faktura til RIAS

Slik lager du riktig faktura

1) Krav til format og merking av faktura

For å sikre leverandørene våre rask og riktig betaling, er vi avhengig av korrekt referanse på inngående fakturaer. Alle fakturaer som sendes til Rail Infrastructure AS skal merkes med arbeidsordre. Arbeidsordre skal følges formatet PPPPPP-XXXX der PPPPPP= prosjekt.

For leverandører som tidligere har merket fakturaer med prosjekt ber vi om at -0001 legges til i referansen, f.eks 220496-0001. Referansen legges inn i deres referanse feltet på fakturaen.

For raskest behandling bør du sende elektronisk faktura i EHF-format. Har du spørsmål angående endringen eller merking av faktura, er du velkommen til å ta kontakt på med oss på rias.regnskap@azets.com.

2) Bruk av korrekt felt i EHF-formatet

Alle fakturaer skal ha arbeidsordrenummer som referanse. Arbeidsordrenummer skal stå i følgende felt:
<cbc:BuyerReference>220496-2020</cbc:BuyerReference>

Fakturavisningskopier og vedlegg skal være samlet i én felles PDF, der fakturaforsiden er første side i bildefilen. Denne inkluderes i XML-filen som et binært vedlegg (Base 64-embedded). Fakturavisningskopien må alltid ha verdien «Commercial invoice». Har du spørsmål angående endringen eller merking av faktura, er du velkommen til å ta kontakt med oss.

3) Krav til fakturaer sendt i e-post

Fakturaen sendes i pdf-format til oppgitt e-postadresse. Det må kun leveres én fil per faktura, men hver e-post kan inneholde flere filer (fakturaer). Arbeidsordenummer skal oppgis i feltet «Deres ref» på samme format som beskrevet for EHF-faktura.